TIPS EN SPELREGELS VOOR HET ORGANISEREN VAN EEN RIT

TIPS EN SPELREGELS VOOR HET ORGANISEREN VAN EEN RIT


• Voor het organiseren van een rit is een budget beschikbaar van €150,00
• De uitnodigingen worden gedaan in de Kitcarcontact of via evenementen@2cvkitcarclub.nl, op de website van de club en via email nieuwsbrief berichten.
• Nadat leden zich aanmelden geef dan altijd een bericht terug dat de aanmelding ontvangen is
• Deelname in principe alleen voor leden van de club. Veelal zijn belangstellenden welkom.
• Deelnemers tekenen het deelnemersreglement en ontvangen daarna de route instructies.
• Het tijdstip van ontvangstkiezen ergens tussen 10 en 12 uur (sommigen komen van ver)
• Denk er aan dat er misschien deelnemers zijn die te laat aankomen. Het is fijn als er dan iemand is die de laatkomers kan opvangen en de routebeschrijving kan geven zodat ze aansluiten.
• Zorg dat op de plaatsen van aankomst gelegenheid is voor toiletgebruik (café/ restaurant?).
• Begin het evenement met een welkomstwoord door een bestuurslid en uitleg door de organisator.
• Er kan een versnapering aangeboden worden op kosten van de club, bijvoorbeeld bij ontvangst of onderweg tijdens een tussenstop. Dit kan uit het beschikbare budget van € 150,-.
• De rit niet te lang maken (max 100km), afhankelijk van de overige activiteiten.
• Het bezoek van een "attractiepunt" geeft veelal een extra waarde aan het evenement. Let dan op dat een bezoek meestal nogal wat tijd kost. Denk ook aan voldoende parkeerruimte.
• Onderweg kiezen voor een "fotostop" kan een idee zijn.
• Bij voorkeur een route kiezen met zo min mogelijk drukke wegkruisingen.
• Verken de route nogmaals kort voor de rit (zijn er wegomleidingen?)
• Beperk de groepsgrootte voor rijden in konvooi (5 - 8 auto's is het maximum)
• Bij individueel rijden; aan alle deelnemers een goede route beschrijving geven (om verdwalen te voorkomen)
• Houdt er rekening mee dat niet iedereen individueel de rit rijdt (velen rijden graag in een groep)
• In de aankondiging van het evenement de volgende info geven: Plaats en tijdstip ontvangst, lunch (b.v. Picknick, zelf lunchpakket meenemen.) en de wijze van aanmelden (mail en telefoon).
• Graag op het eind van het evenement samenkomen om in clubverband de dag af te sluiten. Het aanwezige bestuurslid kan dan de organisator ook bedanken.
• Voor de clubadministratie vragen we om de aanmeldingen op een lijst van deelnemers te zetten en aan bestuurslid evenementen te sturen. Dat kan via e-mail:evenementen@2cvkitcarclub.nl.


Veel succes met de organisatie.
Het is best een flinke klus, maar de dankbaarheid van de clubleden is groot!!!